KPI e indicadores de gestión de flotas: qué medir y cómo reportarlo

Los más útiles son 12: costo por kilómetro, rendimiento de combustible, gasto en TAG, multas por vehículo, utilización de la flota, kilómetros por vehículo, porcentaje de ralentí, excesos de velocidad cada 100 km, puntaje de conducción, siniestralidad, mantenciones a tiempo y checklists y documentos al día. Juntos muestran costo, uso, seguridad y cumplimiento.

Se suman todos los costos de operación de un período, como combustible, mantención, TAG, multas, seguros y arriendos, y el total se divide por los kilómetros recorridos en ese mismo período. Conviene calcularlo por vehículo y para toda la flota, y compararlo mes a mes para ver si la operación se está encareciendo.

No existe un porcentaje oficial que sirva para todas las flotas: un reparto urbano tiene más detenciones que un camión en ruta. Lo recomendable es medir tu propio porcentaje, fijar una meta para bajarlo y revisarlo cada semana. Según el Departamento de Energía de EE. UU., un camión pesado en ralentí consume cerca de 3 litros por hora.

Se divide la cantidad de días, u horas, en que cada vehículo estuvo en uso por los días disponibles del período, y se multiplica por 100. El GPS registra cuándo cada vehículo se enciende y se mueve, por lo que el cálculo no depende de bitácoras. Un vehículo con baja utilización puede reasignarse o devolverse.

Depende de quién los revisa. Los excesos de velocidad, los checklists y las multas nuevas sirven a diario. El rendimiento de combustible, el ralentí y el puntaje de conductores, cada semana. El costo por kilómetro, el gasto en TAG, la utilización y la siniestralidad, cada mes, en el reporte para gerencia.