Plantilla Excel gratis para control de flota
Una plantilla Excel sirve para ordenar una flota pequeña, pero todo depende de digitarlo a mano: no valida los cobros de TAG, no detecta multas a tiempo ni lee los kilómetros reales. SmartReport hace ese control de forma automática con los datos de tu GPS y te ayuda a recuperar hasta 40% en TAG, peajes y multas.
Revisado por Etienne Araya, fundador de SmartReportActualizado:
| Patente | Odómetro | TAG | Multas |
|---|---|---|---|
| ABCD-11 | 86.520 ? | $48.500 | ¿? |
| ABCD-22 | sin dato | $36.200 | $72.151 |
| ABCD-33 | 412.050 | sin revisar | ¿? |
En líneaal mes toma digitar las cargas de combustible y revisar a mano los cobros de TAG de una flota de 20 vehículos. Con SmartReport, esos datos llegan solos desde el GPS y tu equipo solo revisa lo que necesita atención.
Estimación de SmartReport para una flota urbana. Supuestos en la tabla de más abajo.Cada hoja de la planilla, resuelta por SmartReport
Nuestra plantilla gratuita trae las mismas hojas que usa cualquier flota en Excel. Esto es lo que cada una no puede hacer, y cómo lo resuelve SmartReport.
¿Desde cuántos vehículos deja de servir el Excel?
El límite no lo pone Excel: una hoja aguanta más de un millón de filas. Lo pone el tiempo que toma digitar y revisar los datos a mano.
El TAG es lo que rompe la planilla: un vehículo que circula a diario por autopistas urbanas pasa por decenas de pórticos a la semana, y cada cobro hay que cruzarlo con el recorrido para saber si corresponde. SmartReport hace ese cruce de forma automática.
Hasta unos 10 vehículos, el Excel sirve. Sobre 20, ya le estás pagando a alguien para que digite.
Estimación con supuestos de una flota urbana: 6 cargas de combustible al mes por vehículo, 8 pasadas por pórticos TAG por día hábil y 22 días hábiles al mes, 2 minutos para digitar cada carga y 30 segundos para revisar cada pasada contra el recorrido.
Sigues recibiendo tu Excel, pero ahora se llena solo
Recupera hasta 40% en TAG, peajes y multas
Lo que hoy se paga sin revisar vuelve a tu flota, mes a mes, con el detalle de cada cobro y cada multa.
Más de 95% de precisión en TAG
Cada cobro de pórtico queda asignado al vehículo y al recorrido que lo generó, listo para reclamar lo que no corresponde.
Multas a tiempo, con rebaja
Revisamos las multas por pagar en 25 municipalidades y te enviamos el enlace de pago antes de que se pierda el 25% de descuento.
Funciona sobre tu GPS actual
No cambias equipos ni detienes la operación. Nos conectamos al GPS que ya tienes y le sumamos el control de costos.
Velocidad según cada tramo
Los excesos se miden con el límite real de cada calle y carretera del país, algo que ninguna planilla puede registrar.
Reportes sin digitar
Recibes el reporte en Excel y PDF, o lo conectas por API a tu ERP. Tu equipo deja de digitar y empieza a decidir.
Cómo pasar de la planilla a SmartReport
Diagnóstico con tu planilla
Revisamos tu flota, el GPS que usas y tu planilla actual, y te mostramos dónde se están escapando los costos.
Conectamos tu GPS
Integramos el GPS que ya tienes o instalamos equipos, sin detener la operación. Tus datos empiezan a llegar solos.
Recibes tu primer reporte
Cobros de TAG auditados, multas con rebaja vigente y kilómetros reales por vehículo, sin que nadie digite nada.
¿Tu flota tiene más de 10 vehículos?
En una demo te mostramos cómo se ve tu control de flota sin planillas, con los datos de tu propio GPS.
6 señales de que tu flota ya superó el Excel
- La planilla está atrasada porque nadie alcanza a llenarla todas las semanas
- Hay varias versiones del archivo y no sabes cuál es la correcta
- Pagas las facturas de TAG sin revisar si cada cobro corresponde
- Las multas llegan cuando ya pasó el plazo de rebaja
- El odómetro lo anota el conductor, y no siempre coincide
- Armar el informe del mes te toma más de un día
Si te identificas con dos o más, SmartReport te puede ahorrar tiempo y plata desde el primer mes.
Lo que pasa cuando el control deja de ser manual
Euro Rent a Car
Cambió a un proveedor de menor costo y aparecieron fugas cercanas al 50% en sus cobros de TAG. Un benchmark con sus propios datos mostró una precisión superior al 95% en la auditoría de SmartReport, y volvió.
Ver el caso →Prosegur Chile
Necesitaba bajar los costos de multas validadas en distintas municipalidades y ordenar sus cobros de TAG y peajes. Hoy revisa las multas de cada vehículo a diario para pagarlas dentro del plazo de rebaja.
Ver el caso →
Sabemos dónde se queda corto el Excel
Etienne Araya, fundador de SmartReportEtienne fue parte del equipo fundador de compañías GPS que hoy están entre las referentes del rubro en Chile. Creó SmartReport para que las flotas dejen de depender de planillas y conviertan los datos de su GPS en ahorro medible.
Ver perfil en LinkedIn → · Citado por Biobío Chile
Preguntas frecuentes sobre controlar una flota en Excel
¿Sirve una plantilla Excel para controlar una flota?
Sirve para empezar a ordenar una flota pequeña, de hasta unos 10 vehículos. Pero todo depende de digitarlo a mano, y no valida cobros de TAG, no detecta multas a tiempo ni lee los kilómetros reales. Para eso se necesita una plataforma conectada al GPS, como SmartReport.
¿Desde cuántos vehículos deja de servir el Excel?
Hasta unos 10 vehículos, una plantilla bien llevada funciona. Con 20 vehículos, digitar las cargas y revisar a mano cada cobro de TAG toma más de 30 horas al mes, y conviene automatizar el control con los datos del GPS.
¿Qué no puede hacer una plantilla Excel?
No lee el odómetro ni los recorridos del GPS, no valida cada pasada por un pórtico de TAG, no revisa las multas en las municipalidades y no detecta excesos de velocidad. Todos los datos dependen de que alguien los digite.
¿Qué reemplaza a la planilla Excel de control de flota?
Una plataforma que tome los datos directamente del GPS, como SmartReport. Lee los kilómetros, valida cada cobro de TAG contra el recorrido, revisa las multas a diario y entrega el reporte en Excel y PDF, sin digitar nada.
¿Cuánto puedo ahorrar si dejo el Excel?
Además de las horas de digitación, SmartReport permite recuperar hasta 40% de lo que se paga en TAG, peajes y multas, porque detecta los cobros que no corresponden y las multas que todavía tienen rebaja.
¿Necesito cambiar mi GPS para dejar el Excel?
No. SmartReport puede conectarse al GPS que ya tienes y sumarle la auditoría de TAG, el control de multas y las alertas de velocidad por tramo, sin cambiar equipos.
¿Puedo seguir recibiendo mis reportes en Excel?
Sí. SmartReport entrega los reportes en Excel y PDF, o los conecta por API a tu ERP. La diferencia es que los datos llegan solos desde el GPS, sin que nadie los digite.
¿La plantilla Excel es gratis?
Sí. Si tu flota es pequeña y quieres empezar por ahí, déjanos tu email al final de esta página y la descargas al instante. Es un archivo Excel (.xlsx) que también abre en Google Sheets.
Fuentes
- Límite de filas de una hoja de cálculo: Microsoft, especificaciones y límites de Excel
- Rebaja del 25% en multas: Ley 18.287, artículo 22
- Casos de clientes: Casos de éxito de SmartReport
Deja de digitar. Empieza a recuperar.
Te mostramos en una demo cuánto puede recuperar tu flota con los datos de tu propio GPS.
Descarga la plantilla gratis y empieza a medir
Si tu flota es pequeña, la plantilla es un buen primer paso: 7 hojas conectadas, alertas de vencimientos y multas, y costo por kilómetro. Déjanos tu email aquí abajo y descárgala al instante.